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6 Tools, mit denen wachsende Unternehmen den Wert ihrer ERP-Investition steigern

Viele Unternehmen implementieren ein ERP-System und setzen es danach vor allem als digitale Lösung für die Buchhaltung ein. Weiterführende Möglichkeiten wie die abteilungsübergreifende Nutzung von Daten, automatisierte Abläufe und fundiertere Entscheidungen auf Basis besserer Informationen bleiben dabei häufig ungenutzt. Das System ist zwar vorhanden, doch sein gesamter Nutzen wird nicht ausgeschöpft.

Ob ein ERP lediglich Buchhaltungsaufgaben unterstützt oder als strategisches Datenzentrum des Unternehmens dient, hängt meist weniger von der Software selbst ab als von den angebundenen Plattformen und davon, wie konsequent Informationen aus unterschiedlichen Unternehmensbereichen zusammengeführt werden. Die folgenden sechs Tools können dabei helfen, die vorhandene ERP-Investition umfassender zu nutzen.

1. Sage ERP: Zentrale Datengrundlage für expandierende Unternehmen

Mit Sage 100 und Sage X3 bietet Sage ERP-Lösungen, die gezielt auf die Anforderungen wachsender mittelständischer Unternehmen zugeschnitten sind. Dank der offenen Architektur beider Systeme lassen sich externe Anwendungen anbinden und Informationen aus verschiedenen Geschäftsbereichen in einer gemeinsamen, laufend aktualisierten Datenbasis zusammenführen.

Unternehmen, die Sage ERP konsequent als zentralen Datenkern einsetzen und mit weiteren Systemen verknüpfen, berichten von deutlich kürzeren Abschlusszeiten, einer höheren Qualität bei der Planung und einer Finance-Funktion, die mehr Kapazität für wertschöpfende Aufgaben gewinnt, weil manuelle Datenarbeit automatisiert wird.

Weshalb das relevant ist: Ein ERP entfaltet seinen vollständigen Nutzen erst, wenn es als zentrale Datenbasis dient, auf die andere Systeme zugreifen und in die sämtliche relevanten Informationen zurückfließen.

2. Workato: Integrationsplattform für automatisierte Datenströme

Mit wachsender Unternehmensgröße steigt üblicherweise auch die Zahl der eingesetzten Systeme. Damit wird es anspruchsvoller, diese Anwendungen zuverlässig miteinander zu verbinden. Workato ist eine Integrationsplattform, über die automatisierte Datenflüsse zwischen Sage ERP und anderen Unternehmenssystemen eingerichtet und gesteuert werden können, ohne umfangreiche individuelle Entwicklungen vorauszusetzen.

Wenn Ereignisse aus den verschiedenen Systemen automatisch im ERP abgebildet werden und Informationen auch in die Gegenrichtung fließen, entsteht eine zusammenhängende digitale Infrastruktur. Das Finance-Team kann dadurch kontinuierlich mit vollständigen und aktuellen Daten arbeiten.

Weshalb das relevant ist: Erst sauber aufgebaute und automatisierte Integrationen verbinden einzelne leistungsfähige Plattformen zu einer durchgängigen und effizient arbeitenden digitalen Unternehmensumgebung.

3. Personio: HR-Verwaltung und Steuerung der Personalkosten

Personalkosten stellen in wachsenden Unternehmen häufig den größten Kostenblock dar, sind aber gleichzeitig oft nur eingeschränkt in Echtzeit sichtbar. Personio verknüpft HR-Management und Lohnabrechnung mit Sage ERP, sodass personelle Veränderungen unmittelbar in die Finanzplanung einfließen können.

Wird eine neue Position besetzt, kann der damit verbundene Kostenanteil direkt im ERP berücksichtigt werden. Bei Änderungen an Gehältern aktualisiert sich die Planung der Personalkosten automatisch. Dadurch verfügt das Finance-Team fortlaufend über ein aktuelles Bild eines der wichtigsten Kostentreiber des Unternehmens.

Weshalb das relevant ist: Aktuelle Personalkostendaten im ERP schaffen die Grundlage für präzisere Budgets, zuverlässigere Forecasts und fundierte Entscheidungen zu Wachstum und Personalplanung.

4. Vanta: Automatisierung von Compliance und Datensicherheit

Mit zunehmendem Wachstum treffen Unternehmen häufiger auf Compliance-Anforderungen, die bei kleineren Organisationen zuvor kaum eine Rolle gespielt haben. Enterprise-Kunden fordern Nachweise über Informationssicherheit, Investoren erwarten dokumentierte Kontrollen, und bestimmte Märkte setzen Zertifizierungen voraus. Vanta automatisiert die Umsetzung und fortlaufende Überwachung von Sicherheitsstandards und stellt revisionssichere Nachweise zur Verfügung.

Für Finance-Teams, die an Audits und Due-Diligence-Prozessen beteiligt sind, kann eine frühzeitig aufgebaute Compliance-Infrastruktur den Aufwand erheblich reduzieren. Anfragen lassen sich dadurch beantworten, ohne zunächst über Wochen hinweg Informationen zusammentragen zu müssen.

Weshalb das relevant ist: Ein vorausschauendes Compliance-Management senkt Risiken und beseitigt zugleich ein häufiges Hindernis bei der Erschließung neuer, wertvoller Geschäftsbeziehungen.

5. Salesforce: CRM-Verknüpfung und Umsatzinformationen

Nutzen Vertrieb und Finance unterschiedliche Datenstände, können Prognosefehler entstehen, die sich anschließend auf weitere Planungsprozesse auswirken. Durch die Verbindung von Salesforce mit Sage ERP werden im CRM angelegte Aufträge automatisch als kommittierte Umsätze im ERP sichtbar. Umsatzforecasts beruhen dadurch auf aktuellen Pipeline-Daten und historischen Abschlussraten statt auf Schätzungen.

Das Finance-Team erhält jederzeit einen vollständigen Überblick über die Umsatzpipeline und kann Ressourcenplanung, Liquiditätsmanagement und strategische Investitionen auf einer deutlich verlässlicheren Informationsgrundlage aufbauen.

Weshalb das relevant ist: Die Integration von CRM- und ERP-Daten erhöht die Genauigkeit von Umsatzprognosen und ermöglicht eine engere Abstimmung zwischen kommerzieller und finanzieller Planung.

6. Asana: Projektsteuerung und operative Abstimmung

Wachsende Unternehmen arbeiten zunehmend projektorientiert, sei es in der Produktentwicklung, bei Kundenprojekten oder bei internen Initiativen. Werden Projekt- und Finanzinformationen in getrennten Systemen geführt, lässt sich eine präzise Projektkostenrechnung nur schwer umsetzen. Asana unterstützt eine strukturierte Planung und Nachverfolgung von Projekten und kann über Schnittstellen mit dem ERP verbunden werden.

Fließen Projektkosten und Ressourceneinsatz in Echtzeit in das Finanzsystem ein, können Unternehmen die tatsächliche Rentabilität einzelner Projekte besser beurteilen und Entscheidungen über Prioritäten sowie die Verteilung von Ressourcen fundierter treffen.

Weshalb das relevant ist: Projektorientierte Unternehmen können bessere Entscheidungen zu Preisgestaltung, Ressourceneinsatz und Projektauswahl treffen, wenn ihre Projektkostenrechnung direkt mit dem ERP verbunden ist.

Häufig gestellte Fragen

Nach welchen Kriterien sollte entschieden werden, welche Integrationen zuerst umgesetzt werden?

Ein sinnvoller Ausgangspunkt liegt meist dort, wo besonders viel manueller Aufwand beim Übertragen von Daten zwischen verschiedenen Systemen anfällt oder veraltete Informationen regelmäßig zu den häufigsten und folgenreichsten Fehlern in der Planung führen. Bei den meisten wachsenden Unternehmen betrifft das entweder die Anbindung von CRM und ERP oder die Verbindung von HR und ERP. Diese beiden Integrationen liefern üblicherweise den schnellsten und deutlichsten Nutzen.

Wie lässt sich eine gleichbleibende Datenqualität in allen verbundenen Systemen gewährleisten?

Die Qualität des gesamten Datenbestands hängt wesentlich davon ab, wie zuverlässig die Stammdaten im ERP gepflegt werden. Sind Kundenstammdaten, Kostenstellen und Produktinformationen dort korrekt und einheitlich hinterlegt, übertragen Integrationen diesen Qualitätsstandard auf die angebundenen Systeme. Regelmäßige Stammdatenpflege und klar definierte Zuständigkeiten für die Datenhoheit in jedem Bereich sind deshalb wichtige organisatorische Voraussetzungen.

Welcher Return on Investment ist bei ERP-Integrationen typischerweise zu erwarten?

Messbare Rückflüsse entstehen hauptsächlich aus drei Bereichen: weniger manueller Aufwand bei der Datenübertragung, eine bessere Planungsqualität durch aktuellere und vollständigere Informationen sowie schnellere operative Abläufe durch die automatisierte Kommunikation zwischen Systemen. Unternehmen, die diese Auswirkungen messen, berichten typischerweise von einer Amortisation ihrer Integrationsinfrastruktur innerhalb von sechs bis achtzehn Monaten.

Ist für den Aufbau von Workato-Integrationen eine eigene IT-Abteilung notwendig?

Nein. Workato wurde ausdrücklich so entwickelt, dass Business-Analysten und Finance-Fachkräfte Integrationen konfigurieren können, ohne Programmierkenntnisse voraussetzen zu müssen. Bei komplexeren Integrationen kann die Unterstützung eines erfahrenen Partners sinnvoll sein. Der laufende Betrieb und die Pflege lassen sich jedoch in der Regel intern durch das Finance- oder Operations-Team übernehmen.

Welche Auswirkungen hat eine bessere ERP-Integration auf die Zusammenarbeit zwischen Finance und anderen Bereichen?

Die Zusammenarbeit kann dadurch dauerhaft verbessert werden. Wenn Finance-Teams nicht länger als manuelle Schnittstelle für den Datentransfer zwischen unterschiedlichen Systemen fungieren müssen, bleibt mehr Zeit für inhaltliche Gespräche mit operativen Teams über Budgets, Abweichungen und strategische Planungen. Gleichzeitig übernehmen operative Teams durch den besseren Zugang zu Daten mehr Verantwortung für ihre jeweiligen Kostenbereiche, wodurch eine Zusammenarbeit auf Augenhöhe gefördert wird.